La Mairie de Franconville-la-Garenne (95) (38 172 habitants) recrute un(e) Assistant(e) de Direction des affaires scolaires et de la caisse des écoles (H/F)

Activités relatives au poste

Gestion administrative du service

• Assurer l’intérim dans toutes les missions de la Directrice du service
• Préparation des réunions d’équipe
• Suivre avec les responsables du personnel des écoles les présences des agents et relevé d’heures (Atsem, études)
• Harmoniser les pratiques du service
• Contrôle et suivi des procédures du service
• Élaboration de tableaux de bords, retroplannings et suivre leur mise à jour (effectifs, fiche écoles, calendriers …)

La gestion administrative et financière

• Administration des affaires scolaires, préparation des délibérations, arrêtés, décisions, notes de synthèse
• Collaborer aux missions administratives en lien avec le poste et avec les autres membres du service (préinscriptions scolaires, commission de dérogations, conseils d’écoles)
• Suivi des marchés publics du service : définition des besoins, élaboration du cahier des charges, analyse des offres et suivi des marchés
• Participation à la préparation du budget et gestion des subventions (CDE, projets école, école privée)
• Préparer les outils de suivi pour préparer le plan pluriannuel d’investissement (informatique, mobilier)
• Administration, paramétrage du Portail Famille
• Communication via Portail Famille
• Répondre aux requêtes, courriers et courriels des administrés en l’absence de la direction
• Élaborer des courriers du service en respectant le process et le retroplanning déterminé
• Établir les comptes rendus de réunions et rendez-vous

Soutenir et organiser les projets

• Participation aux réunions de pilotage de projets ou liées à l’activité du service (Territoire, IEN…) avec préparation des supports, travail en mode projet.
• Aider la Direction du service à développer, gérer et coordonner les projets municipaux et inhérents au service (SRAV, plantations, Visite écoles, …)
• Contrôler la bonne tenue et la mise à jour outils de pilotage faciliter les missions du service (tableaux de bord, inventaire, retroplanning…)

Référent réseau de parentalité

• Mettre en œuvre des actions dans le cadre des réseaux d’écoute, d’appui et d’accompagnement aux parents,
• Planifier et organiser les réunions et plénières,
• Monter le dossier de subvention annuel.

Relais au conseil local harcèlement

• Assurer le relais du référent au sein du conseil local en cas d’absence
• Planifier et organiser les conseils (logistique, réservation salle, ordre du jour)
• Présence si nécessaire lors des conseils
• Établir et transmettre les supports et comptes-rendus des conseils
• Assurer le lien avec les différents services (cabinet du maire, communication, sport, enfance etc.)
• Caisse des écoles (lien fonctionnel avec 2 agents)
• Préparation et suivi des conseils d’administration et AG
• Régisseur suppléant de la régie dons et adhésion
• Suivi administratif et comptable
• Mise en place de Marché publics
• Participation à la préparation du budget et préparation des documents budgétaires

Connaissances – Compétences – Profil

• Diplôme ou formation bac+2,
• Connaissances de l’environnement territorial et institutionnel,
• Maîtrise des outils bureautiques, qualités rédactionnelles et relationnelles,
• Réactivité face aux urgences,
• Discrétion, réserve, disponibilité et ponctualité,
• Capacité à organiser son travail et à s’adapter, aptitudes au management,
• Esprit d’analyse et de synthèse, force de proposition, sens de l’écoute et de l’observation.

Merci d’adresser votre candidature (lettre + CV) à l’attention de M. Le Maire, Xavier Melki sur DRH@ville-franconville.fr